Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Richertz Media
Auf Hasselt 4
54636 Rittersdorf
Deutschland
E-Mail: info@tracevo.de
Telefon: +49 151 41399657

Für datenschutzrelevante Anfragen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies gesetzlich erlaubt oder durch Ihre Einwilligung gedeckt ist. Wir erheben grundsätzlich nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Datensparsamkeit), und löschen sie, sobald der Zweck entfallen ist.

3. Besuch unserer Website - Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website erhebt und speichert unser Webserver (Hetzner Online GmbH, Deutschland) automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und HTTP-Methode
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite, falls übermittelt)
• Browser-Typ, -Version und Betriebssystem

Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung des sicheren und störungsfreien Betriebs der Website sowie zur Erkennung und Abwehr von Angriffen verarbeitet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der IT-Sicherheit und Betriebsstabilität). Die Logs werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

4. Lokale Speicherung (localStorage)

Wir verwenden keine Tracking-Cookies. Stattdessen nutzt unsere Website den lokalen Browserspeicher (localStorage) für folgende rein funktionale Zwecke:

• Authentifizierungstoken - nach der Anmeldung wird ein temporäres API-Token gespeichert, das Ihre Sitzung authentifiziert. Es wird beim Abmelden oder nach Ablauf automatisch entfernt.
• Einwilligungsnachweis - Ihre Entscheidung im Cookie-Banner wird unter dem Schlüssel tracevo_consent gespeichert, damit wir beim nächsten Besuch nicht erneut fragen.
• Onboarding-Status (nur für registrierte Nutzer) - ein Flag, das anzeigt, ob der Einrichtungsassistent abgeschlossen wurde.

Diese Daten verlassen Ihren Browser nicht und werden nicht an uns übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für den Authentifizierungstoken bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nutzerfreundlichkeit) für die übrigen Einträge.

5. Anonyme Nutzungsstatistiken

Wir betreiben eine eigene, datenschutzkonforme Seitenaufruf-Zählung. Dabei wird lediglich gezählt, welche Seiten aufgerufen werden - ohne Nutzerprofil, ohne Tracking-Cookie, ohne IP-Speicherung und ohne Weitergabe an Dritte. Es entstehen keinerlei personenbezogene Daten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots). Da keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist keine Einwilligung erforderlich.

6. Kontaktformular und Terminbuchung

6.1 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Nachricht senden, verarbeiten wir:

• Name
• Unternehmen (optional)
• E-Mail-Adresse
• Betreff und Inhalt Ihrer Nachricht
• Ihre Einwilligung, IP-Adresse und Browserkennung zum Nachweis der Einwilligung

Die Nachricht wird an unsere Adresse info@tracevo.de zugestellt und dort bearbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, spätestens nach drei Jahren; die Einwilligungsdokumentation nach Abschnitt 12.

6.2 Terminbuchung

Bei der Buchung eines Termins erheben wir:

• Vorname, Nachname
• Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Gewünschter Termin (Datum und Uhrzeit)
• Ihre Einwilligungsentscheidungen (Datenschutz, optional Marketing)

Für die Terminvergabe rufen wir den Kalender unseres Postfachs bei Microsoft 365 ab, um belegte Zeiten auszublenden. Nach Ihrer Buchung legen wir dort einen Kalendereintrag und eine Microsoft-Teams-Besprechung an; dabei werden Ihr Name, Ihr Unternehmen und Ihre E-Mail-Adresse an Microsoft übermittelt (vgl. Abschnitt 13.6). Sie erhalten anschließend eine Bestätigung mit Kalenderdatei und Zugangslink.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Einwilligungen dokumentieren wir gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO (vgl. Abschnitt 12). Terminanfragen ohne anschließenden Vertragsschluss löschen wir nach sechs Monaten.

6.3 Kostenfreier Report

Im Anschluss an ein Erstgespräch erstellen wir auf Wunsch einen kostenfreien Report zu Ihrer Marke. Grundlage sind ausschließlich öffentlich zugängliche Informationen zu den von Ihnen benannten Marken und Domains sowie die in Abschnitt 9 beschriebenen Prüfungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir den Report und die zugehörigen Auswertungen nach sechs Monaten.

7. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung für Tracevo erheben wir folgende Daten:

• Unternehmensname
• Primäre Domain Ihres Unternehmens
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• IP-Adresse und User-Agent zum Zeitpunkt der Registrierung (zur Einwilligungsdokumentation)
• Ihre Einwilligungsentscheidungen (AGB, Datenschutz, Marketing)

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Dokumentationspflicht gem. Art. 7 Abs. 1 DSGVO) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für freiwillig erteilte Einwilligungen (z. B. Marketing-E-Mails).

Ihre Accountdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Kündigung werden die Daten innerhalb von 3 Jahren gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Authentifizierung (Magic-Link-Verfahren)

Tracevo verwendet keine Passwörter. Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über einen zeitlich befristeten Einmal-Link, der an Ihre registrierte E-Mail-Adresse gesendet wird. Nach erfolgreichem Klick wird ein API-Token ausgestellt und in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert. Das Token ist 15 Minuten (Link) bzw. bis zur aktiven Abmeldung (Session) gültig.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Monitoring-Dienste (Vertragsleistung)

Im Rahmen der gebuchten Monitoring-Leistung verarbeiten wir folgende Daten über Ihr Unternehmen:

9.1 Von Ihnen bereitgestellte Daten

• Unternehmensname und Markenbezeichnung
• Primäre Domain und ggf. weitere zu überwachende Domains
• Unternehmenslogo und Website-Icon für den Bildabgleich
• Kennungen eigener und berechtigter Werbekonten sowie ausgenommene Suchbegriffe
• Ansprechpartner, Rechnungs- und Kontaktdaten
• Benachrichtigungseinstellungen

9.2 Von uns erzeugte Monitoring-Ergebnisse

• Registrierungsstatus von Lookalike-Domains
• DNS-, SPF-, DKIM-, DMARC- und MX-Daten gefundener Domains
• WHOIS-/RDAP-Informationen (Registrar, Registrierungsdatum)
• IP-Adressen und ASN-Daten von Hosting-Anbietern gefundener Domains
• SSL-Zertifikatsdaten
• Screenshots von Websites gefundener Domains mit Zeitstempel
• Ergebnisse des Logo- und Icon-Abgleichs gegen Ihre Vorlagen
• Einträge aus Certificate-Transparency-Logs und Suchmaschinen-Abfragen
• öffentlich einsehbare Anzeigen aus Werbebibliotheken mit Bezug zu Ihrer Marke
• Ergebnisse aus Threat-Intelligence-Diensten (vgl. Abschnitt 13.5)
• Vorgangsdaten zu Meldungen an Dritte und zu rechtlichen Vorgängen

Diese Daten beziehen sich auf öffentlich zugängliche Infrastruktur und Inhalte Dritter, nicht auf Ihre eigenen Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter oder Kunden. Sie können im Einzelfall personenbezogene Daten Dritter enthalten, etwa Registrierungsdaten einer Domain, den Namen einer werbenden Seite oder Angaben auf einer erfassten Website. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Aufklärung und Abwehr von Marken- und Identitätsmissbrauch zu Ihren Lasten und zu Lasten Ihrer Kunden.

Für die Verarbeitung Ihrer eigenen Vertrags- und Nutzungsdaten ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Ende innerhalb von 90 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

9.3 Meldungen an Dritte

Beauftragen Sie uns mit einer Missbrauchsmeldung, übermitteln wir die zur Bearbeitung erforderlichen Angaben an die jeweils zuständige Stelle, etwa an Registrare, Hosting- und Mail-Anbieter, Plattformbetreiber sowie an Warn- und Sperrlisten. Übermittelt werden die betroffene Domain oder Anzeige, der Nachweis in Form von Screenshot und technischem Protokoll sowie die Angabe des verletzten Rechts und die Kontaktdaten für Rückfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Ihrem Auftrag. Einzelne dieser Stellen haben ihren Sitz außerhalb der EU; die Übermittlung ist zur Geltendmachung Ihrer Rechte erforderlich (Art. 49 Abs. 1 lit. e DSGVO).

Wünschen Sie eine rechtliche Eskalation, übermitteln wir die Falldokumentation an eine Rechtsanwaltskanzlei. Das Mandat kommt ausschließlich zwischen Ihnen und der Kanzlei zustande; die Kanzlei ist insoweit eigenständig Verantwortliche.

10. E-Mail-Kommunikation

Wir senden folgende Arten von E-Mails an Sie:

• Transaktionale E-Mails - Anmelde-Links, Sicherheitshinweise, Systembenachrichtigungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Alert-E-Mails - Benachrichtigungen bei neuen Bedrohungsfunden im Rahmen Ihres Monitorings. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Wochenberichte (PDF) - Zusammenfassung neuer Findings (sofern aktiviert). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Marketing-E-Mails - Produktupdates und Sicherheitshinweise, ausschließlich wenn Sie bei der Registrierung ausdrücklich zugestimmt haben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Widerruf jederzeit möglich (vgl. Abschnitt 13).

E-Mails werden über den Dienst Resend (Resend Inc., USA) versendet. Resend verarbeitet als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO nur die für den Versand erforderlichen Daten (E-Mail-Adresse, Betreff, Inhalt). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

11. Zahlungsabwicklung

Die Abrechnung erfolgt auf Rechnung. Dafür verarbeiten wir Ihre Firmierung, Rechnungs- und Kontaktdaten, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die Angaben zum gebuchten Tarif. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung der Rechnungsbelege zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB).

Für Bestandsverträge, die noch über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland) abgerechnet werden, verarbeitet Stripe die Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher. Wir selbst speichern keine Zahlungsmittel-Daten. Die Datenschutzinformationen von Stripe finden Sie unter stripe.com/de/privacy.

12. Einwilligungsdokumentation

Gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO sind wir verpflichtet, die erteilten Einwilligungen nachzuweisen. Zu diesem Zweck speichern wir bei jeder Einwilligung:

• E-Mail-Adresse
• IP-Adresse zum Zeitpunkt der Einwilligung
• User-Agent (Browserkennung) zum Zeitpunkt der Einwilligung
• Volltext der angezeigten Einwilligungstexte inkl. Versionsnummer
• Einzelne Einwilligungsentscheidungen (ja/nein je Kategorie)
• Zeitstempel

Diese Nachweise werden für 3 Jahre aufbewahrt (reguläre zivilrechtliche Verjährungsfrist). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

13. Auftragsverarbeiter und Drittdienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden oder werden:

13.1 Hosting - Backend

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
Unser Backend-Server und alle Kundendaten befinden sich ausschließlich auf deutschen Servern von Hetzner. Keine Drittland-Übermittlung.

13.2 Hosting - Frontend

Vercel Inc., 340 Pine Street, Suite 701, San Francisco, CA 94104, USA.
Die Benutzeroberfläche von Tracevo wird über Vercels globales CDN ausgeliefert. Dabei können IP-Adressen von Besuchern durch Vercels Infrastruktur verarbeitet werden. Vercel ist DPA-zertifiziert; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln.

13.3 E-Mail-Versand

Resend Inc., USA.
Versand transaktionaler und Alert-E-Mails. Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln.

13.4 Zahlungsabwicklung

Stripe Inc., USA (mit europäischer Niederlassung: Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland).
Eigenverantwortlicher Verantwortlicher für Zahlungsdaten; kein Auftragsverarbeiterverhältnis.

13.5 Threat-Intelligence-Dienste

Im Rahmen der Monitoring-Leistung werden potenzielle Bedrohungsdomains (keine personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter oder Kunden) an folgende Dienste zur Reputationsprüfung übermittelt:

• Google Safe Browsing API (Google LLC, USA) - Prüfung von Domain-URLs auf bekannte Phishing- und Malware-Seiten.
• VirusTotal (Google LLC, USA) - Reputationsprüfung von Domains anhand mehrerer Antivirus-Engines.
• URLhaus (abuse.ch, Schweiz) - Abgleich gegen bekannte Malware-Distributor-Domains.
• OpenPhish - Phishing-Intelligence-Feed.
• crt.sh (Sectigo Ltd.) - Abfrage öffentlicher Certificate-Transparency-Logs auf Zertifikate zu Ihrer Domain.
• urlscan.io (urlscan GmbH, Deutschland) - passive Abfrage vorhandener Reputationsdaten zu einer Domain.
• Spamhaus, SURBL, URIBL und Team Cymru - Abgleich gegen Sperrlisten und Zuordnung von Hosting-Netzen. Die Abfrage läuft über unseren eigenen DNS-Resolver auf dem deutschen Server.
• RDAP- und WHOIS-Dienste der Registrierungsstellen - Abruf öffentlicher Registrierungsdaten einer gefundenen Domain.

Bei diesen Abfragen werden ausschließlich Domain-Namen und URLs übermittelt, keine Namen, E-Mail-Adressen oder sonstigen personenbezogenen Daten Ihres Unternehmens.

13.6 Terminverwaltung und Videokonferenz

Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin, Irland. Wir nutzen Microsoft 365 für Postfach, Kalender und Microsoft Teams. Bei einer Terminbuchung werden Ihr Name, Ihr Unternehmen, Ihre E-Mail-Adresse und der gewünschte Termin dorthin übermittelt, um den Kalendereintrag und die Besprechung anzulegen. Eine Verarbeitung in Drittländern durch Unterauftragsverarbeiter von Microsoft ist möglich und erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

13.7 Werbebibliotheken sozialer Netzwerke

Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin, Irland. Zur Erkennung von Anzeigen mit Bezug zu Ihrer Marke fragen wir die öffentliche Werbebibliothek von Meta ab. Übermittelt werden ausschließlich die Suchbegriffe, die Sie uns benannt haben, also Marken-, Produkt- und Domainnamen. Daten Ihrer Kundinnen und Kunden werden nicht übermittelt.

13.8 Suchmaschinen-Abgleich

Brave Software Inc., USA. Für den wöchentlichen Suchmaschinen-Abgleich nutzen wir die Brave Search API. Übermittelt werden ausschließlich Suchbegriffe aus Ihrem Marken- und Domainnamen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

13.9 Schutz vor automatisierten Anfragen

Cloudflare Germany GmbH (Rosental 7, 80331 München) für Cloudflare, Inc., USA. Auf der öffentlichen Domain-Prüfung setzen wir Cloudflare Turnstile ein, um automatisierte Massenanfragen abzuwehren. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers an Cloudflare übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im Schutz unserer Systeme vor Missbrauch. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

14. Speicherdauer - Übersicht

15. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) - Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten, deren Herkunft, Empfänger und Zwecke verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) - Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) - Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn z. B. die Richtigkeit der Daten bestritten wird.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) - Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) - Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) - Einwilligungen (z. B. für Marketing-E-Mails) können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Widerruf per E-Mail an info@tracevo.de oder in den Kontoeinstellungen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@tracevo.de. Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.

16. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: +49 6131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
www.datenschutz.rlp.de

17. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Die im Rahmen des Monitoring-Dienstes automatisch berechneten Risiko-Scores beziehen sich ausschließlich auf externe Domains und Infrastruktur potenzieller Angreifer - nicht auf Sie als Vertragskunden.

18. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Dienste oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.

Stand: April 2026 · Version 1.1